将高校各门类组成档案有机体的过程。包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面编目、案卷排列、打印等等。是档案管理工作的核心，建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化，条理化，是科学管理档案和开发利用档案的必要手段和前提。

服务利用系统实现了服务路径全覆盖，档案的远程查档（微信小程序和网页）、手机移动端（档案查询以及借阅）、公开检索（借阅登记）、以及现场档案查阅借阅等全方位利用流程设计，以满足不同群体需求，采取线上线下结合方式，利用者根据自己的意愿，可来馆现场办理，也可以远程办理，线上申请，线上审批及办理，全程登记，达到一站式服务，让“你来我找”流动起来，让查档少跑退。

提供了电子编研和数据的发布，如针对名人或者校友档案进行智能编研，可以直观的了解到目标的生平事迹，编研的成果也可以动态的发布出去，也可以查询需要发布的数据，采用动态发布或者静态（离线可浏览）发布，支持发布到自助查档机，解决了在无网络或者多个校区之间档案数据的共享。系统设计了多样化的发布模板，传统数据表模板、相册模板、时间线模板等，针对不同的专题档案，选择合理的模板，能够让数据更加的清晰易读。

对图片或者视频类型的档案，本系统提供了声像档案管理，包含图片和视频，操作员使用声像档案进行管理时，即可抛弃传统的单一文字档案信息，以视频网站的形式管理图片或者视频展示和管理。

电子文件档案系统用于接口管理，如0A系统、教务系统、学生系统等电子文件接口写入管理，实现数据化归档处理。

随着档案信息化发展，档案管理系统中数据量也在飞速增长，如何在海量数据中实现快速质检。因此我们在数字化成果质量标准体系的基础上打造一套质检系统，用户自定义设置抽检方式、抽检比例、抽检范围抽等，该功能涵盖条目数据质检、电子文件数据质检、各属性检测、质检结果统计分析等常用功能，替代了以往纯人工检查、手动记录等繁琐的流程，解决了耗时长、操作复杂、难以记录等问题，从而全面提高数字化成果质量、实现库内数据精细化、质量标准化管理。

数据保全系统通过数字签名、数据摘要等加密方式对档案核心数据进行保全备份。同时对核心数据进行实时监控，一旦发现核心数据被非法篡改，立即向管理人员发送报警通知，并根据保全数据自动恢复异常数据、记录日志。数据保全系统不仅能够实时保障档案核心数据的真实性、完整性、可用性、安全性，同时是档案馆开展电子档案真实性认证服务的坚实基础。

库房管理系统以 “可视化 + 全联动 + 易操作” 为核心，通过图像化界面直观展示库房档案存储位置、状态等信息，一眼看清档案分布；同时实时集成温湿度、库房门禁设备数据，超标或异常情况即时预警；支持直接在图像界面编辑档案上下架信息，快速完成录入与修改，让库房管理高效、直观又安全 。